PRIVACY STATEMENT HELEX Advocaten & Rechtsanwälte

1.  Inleiding
De maatschap HELEX Advocaten en Rechtsanwälte, verder te noemen “HELEX”, verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dienstverlening. Het kantoor respecteert de persoonsgegevens die haar in dat kader ter beschikking woren gesteld en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan haar wordt verstrekt of anderszins wordt verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens.

Door dit privacy statement wordt uitvoering gegeven aan de Algemene Verordening op de Gegevensverwerking, verder te noemen de “AVG”, formeel bekend onder de aanduiding EU VO 2016/679,, die sinds 25 mei 2018 van kracht is. De AVG is het uitgangspunt voor de rechtmatigheid van de verwerking van alle persoonsgegevens. In de AVG is een verplichting opgenomen voor de verwerkingsverantwoordelijke om informatie te verstrekken aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens worden verwerkt.

2.  Verwerkingsantwoordelijke
Verwerkingsantwoordelijke in de zin van de AVG is HELEX, gevestigd Stationsplein 45, 3013 AK Rotterdam.

3.  Doel verwerking persoonsgegevens
HELEX verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:

  • het verlenen van juridische diensten waaronder advisering; en het voeren van (gerechtelijke) procedures;
  • het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen;
  • Het voeren van onze interne bedrijfsprocessen waaronder declararen;
  • voor marketing- en communicatie activiteiten;
  • In het kader van werving en selectie van personeel

HELEX toets de verwerking van persoonsgegevens steeds op de rechtmatigheid ervan aan de hand van de hiervoor beschreven doeleinden, waarbij gegevens die aan HELEX worden verstrekt die niet noodzakelijk of relevant zijn voor het bereiken van deze doelen niet zullen worden verwerkt.

4. Categoriëen persoonsgegevens
HELEX verwerkt de navolgende categorieën van persoonsgegevens:

  • algemene informatie zoals naam, titel, funktie, de onderneming waar u werkt, uw relatie met anderen;
  • contactgegevens;
  • gegevens die nodig zijn voor het facturen;
  • gegevens over de aanwezigheid van de persoon op evenementen;
  • gegevens die nodig zijn voor compliance doeleinden;
  • andere gegevens die wij in het kader van onze dienstverlening ter beschikking hebben gekregen, waaronder zich ook bijzondere gegevens in de zin van de AVG kunnen bevinden.

Het kan hierbij gaan om persoonsgegevens die HELEX heeft verkregen van een cliënt of potentiële cliënt op diens initiatief of wanneer deze door ons bij de cliënt zijn aangevraagd, of die in het kader van de dienstverlening anderszins door ons zijn verkregen, bijvoorbeeld doordat derde partijen deze aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of die ons via openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel bekend zijn geworden.

5.  Grondslag verwerking persoonsgegevens
HELEX verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG: 

  • voldoen aan wettelijke verplichtingen;
  • het afsluiten en uitvoeren van een overeenkomst;
  • op basis van verkregen toestemming van betrokkene(n);
  • op grond van een gerechtvaardigd belang (zoals het onderhouden van relaties met cliënten en andere zakelijke contacten).

6.  Delen van persoonsgegevens met derden
HELEX deelt de persoonsgegevens van betrokkenen alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan:

  • het delen van gegevens met een deskundige die wij in een dossier opdracht hebben gegeven, of;
  • het delen van gegevens met een andere derde partij namens en in opdracht van HELEX, zoals een IT-leverancier, of;
  • het verstrekken van persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij, of;
  • waarneming van de praktijk door een andere advocaat.

Daarnaast kan HELEX persoonsgegevens verstrekken aan een met openbaar gezag beklede instantie zoals een toezichthouder, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en in opdracht van HELEX uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door HELEX ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zoals een accountant of een notaris, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.

7.  Beveiliging van persoonsgegevens
Rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van implementatie zorgt HELEX voor passende technische en organisatorische maatregelen ter waarborging van een op het risico afgestemd beveiligingsniveau. In het geval HELEX daarbij gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal zij in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen ter bescherming van betrokken persoonsgegevens.

8.  Bewaartermijn persoonsgegevens
HELEX bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

9.  Privacy rechten van betrokkenen
Ter verduidelijking wordt onder de rechten van betrokkene begrepen:

a. recht op informatie (door ontvangst van deze privacy statement)
b. recht op inzage  (m.u.v. persoonlijke aantekeningen van verwerkingsverantwoordelijke)
c. recht op correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming (alleen van feitelijke gegevens)
d. recht van verzet
e. recht op dataportabiliteit
f. recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens
g. recht om uw toestemming voor de toekomst in te trekken voor zover de gegevensverwerking op basis van uw toestemming plaatsvindt.
h. recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer over dit klachtrecht vindt u op de website van deze organisatie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Een verzoek dat betrekking heeft op de onderwerken a tot en met g kunt u schriftelijk richten aan:
HELEX Advocaten & Rechtsanwälte, T.a.v. mevrouw mr. M.H.J. van der Tol, Stationsplein 45, 3013 AK Rotterdam, Postbus 302, 3000 AH Rotterdam.
Of via het emailadres m.vandertol@helex-advocaten.com.

Om zeker te zijn dat HELEX op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, wordt u verzocht om bij uw verzoek een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. HELEX neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van HELEX.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij HELEX aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.

10.  Gebruik van de website van HELEX en social media
Op de website van HELEX vindt u een cookieverklaring en een disclaimer over het gebruik van de website. Wij verwijzen u graag naar de inhoud ervan op de website.

11.  Aanpassing privacy statement
HELEX heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website van HELEX gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website. 

12.  Vragen en Contact 
Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacy statement kunt u contact opnemen met:

HELEX Advocaten & Rechtsanwälte, mevrouw mr. M.H.J. van der Tol, Stationsplein 45, 3013 AK Rotterdam, Postbus 302, 3000 AH Rotterdam. Of via het emailadres van mevrouw Van der Tol: m.vandertol@helex-advocaten.com.

Dit privacy statement is op d.d. 1 mei 2018 vastgesteld.