UBO register in Duitsland – voldoet uw Duitse GmbH aan alle regels?

Wie is de uiteindelijke economisch belanghebbende?

De ‘ultimate beneficial owner’ (afgekort UBO) is een natuurlijk persoon die een belang van minstens 25 % in de onderneming heeft, d.w.z. wie meer dan 25 % van het kapitaal houdt of meer dan 25 % van de stemmen controleert of op vergelijkbare manier invloed uitoefent.

Het belang kan direct of indirect via een andere vennootschap gehouden worden. Bij een indirect belang moet de uiteindelijke UBO een belang van minstens 50 % in deze andere vennootschap houden of op andere manier de direct belanghebbende controleren. Zie hiervoor het voorbeeld van Jan die via zijn holdingvennootschap en zijn werkmaatschappij een 100 % belang in een Duitse GmbH heeft. Hij is de uiteindelijke economisch belanghebbende en moet dit in het Duitse Transparenzregister registreren.

Anders daarentegen de volgende situatie: Klaas, Jan en Els zijn samen met ieder 1/3 aandeelhouder in KJE B.V. KJE B.V. op haar beurt houdt alle aandelen in KJE Germany B.V. Omdat geen van de drie aandeelhouders KJE controleert, moeten zij hun indirect belang in KJE GmbH niet in het Duitse UBO register laten registreren.

Dat betekent echter niet dat KJE Germany GmbH helemaal niets met het Transparenzregister te maken heeft. Is er namelijk geen UBO, dan geldt de bestuurder als (fictieve) UBO.

Hebben Jan en Els met elkaar afgesproken dat zij altijd gezamenlijk op de aandeelhouders-vergadering van KJE BV zullen stemmen, controleren zij beiden gezamenlijk KJE B.V. en daarmee KJE Germany GmbH. Zij zijn dan beiden UBO van KJE Germany GmbH en dienen beiden in het Transparenzregister ingeschreven te worden. Bij ingewikkelde concernstructuren kan het overigens een hele klus zijn om de UBO vast te stellen. Voor stichtingen (Stiftungen), trust constructies, stemovereenkomsten, poolafspraken en andere situaties heeft de toezichthouder een uitvoerige praktijkhandleiding met FAQ gepubliceerd die regelmatig geactualiseerd wordt.

Wat wordt geregistreerd?

In het Transparenzregister worden naam, voornaam, geboortedatum en woonplaats van de UBO geregistreerd alsmede de omvang en de aard van de deelneming. Sinds 1 januari 2020 wordt ook de nationaliteit van de UBO geregistreerd.

Wie is verantwoordelijk?

De vennootschap is verantwoordelijk voor de registratie. Het bestuur van de vennootschap dient voor de registratie te zorgen. De inschrijving geschiedt elektronisch via het portal van het Transparenzregister.

Het is echter niet voldoende om één keer voor inschrijving te zorgen en het register dan te laten voor wat het is. De vennootschap (en dus haar bestuurder) dient regelmatig te controleren of de gegevens nog juist zijn, zij moet daarvoor de nodige informatie bij aandeelhouders inwinnen en zij moet administreren dat zij aan haar informatie- en controleverplichtingen voldoet.

Het is aanbevolen om hiervoor een compliance systeem op te zetten. Dat hoeft trouwens verder niet heel ingewikkeld te zijn. Dit kan een checklist zijn die ieder jaar – bijvoorbeeld in het kader van het samenstellen van de jaarrekening – wordt doorgelopen en afgevinkt.

Blijken de UBO gegevens al uit een ander register?

Als de UBO gegevens al uit een ander register blijken, is het niet nodig om een afzonderlijke melding bij het Transparenzregister te doen. Hierbij is met name het handelsregister relevant. Als bij het handelsregister een actuele lijst aandeelhouders is gedeponeerd waaruit de nodige gegevens blijken, is dat voldoende. Bij recent opgerichte vennootschappen zijn die gegevens in de regel actueel.

Wat zijn de sancties?

Voor niet-naleving van de meldings- en complianceregels geldt een catalogus aan boetes. De boetes worden daarbij berekend op basis van de jaaromzet van de vennootschap. Dat kan aanzienlijk in de papieren lopen.  

De boetes zijn sinds 1 januari 2020 verhoogd. Ook is de catalogus uitgebreid. Bovendien wordt de sanctie door de toezichthouder op haar website gepubliceerd. De Europese wetgever heeft de nationale toezichthouders verplicht om het toezicht op de antiwitwaswetgeving actief te vervolgen. Het is derhalve aan te nemen dat het Bundesverwaltungsamt nu nog actiever op de meldingsplichten toeziet. Dit is makkelijk mogelijk via een vergelijking tussen de (elektronische) handelsregisterinschrijving en Transparenzregister.

Ontbreekt een UBO melding tot nu toe, is het van belang om alsnog zo snel mogelijk aan de registratieverplichtingen te voldoen. De boete voor een te late melding is aanzienlijk lager dan de boete bij geheel ontbreken van de registratie.

Tijd om te bekijken of uw Duitse GmbH aan alle regels voldoet?  Neem contact op met Ute Acker, advocaat & Rechtsanwältin bij HELEX Advocaten & Rechtsanwälte.